Импорт данных в график проекта в Project Professional

Откройте в Project Professional проект, в который нужно внести данные об исполнении бюджета.

Загрузите файл для импорта (вкладка «Анализ» - «Импорт/синхронизация КСГ» - вкладка «Факт из бухгалтерии» - «Загрузить файл для импорта» - выбор файла – «Открыть»).

В левом поле окна «Импорт/синхронизация» календарно-сетевого графика» отобразится перечень договоров из графика проекта и начнется загрузка данных из файла.

После загрузки данных из файла, в правом поле окна отобразится перечень договоров из загруженного файла.

Так как названия договоров в графике в ИС КСП и САПФИРе могут различаться, то необходимо их сопоставить. Выберите лот/договор в левом поле, выделите его. В правом поле найдите название этого же договора в САПФИР. Нажмите кнопку, расположенную между полями.

К названию договора в левой таблице будет добавлен номер этого договора из САПФИР. При сохранении графика, ИС КСП сохранит в нем так же и этот номер. В следующий раз при вводе факта для тех договоров, которые уже были сопоставлены, повторять эту процедуру не нужно.

Аналогичным образом сопоставьте названия остальных договоров. После завершения нажмите «Синхронизировать». Программа проверит, какие акты и платежи были проведены за последний месяц по сопоставленным договорам. Если в файле импорта сумма акта/платежа совпадает с той, что в графике проекта и существует дата, когда был оформлен акт/платёж, то в ИС КСП % завершения по такой вехе графика ВИК будет изменен на 100%. У вехи появится сумма фактических затрат. При этом если, фактические сроки актирования/оплаты в файле импорта отличаются от тех, что в ВИК, то в ВИК они актуализируются под факт.

До синхронизации.

После выполнения синхронизации, появится сообщение «Синхронизация завершена». Нажмите «ОК».

После синхронизации.

Если по каким-то причинам фактическая стоимость в акте/платеже отличается от запланированной в ВИК, то программа покажет такие платежи в таблице «Не распознанные проводки». Их нужно будет проанализировать отдельно и внести в ВИК вручную. В этой ситуации возможны два варианта. Первый, когда фактическая сумма больше плановой (по каким-то причинам своевременно не актуализировали базовый план) и второй, когда фактическая сумма меньше плановой (к примеру, в связи с выставлением контрагентом счёта на сумму меньшую, чем причитается по условиям договора, оплатили на основании счёта только часть).

В первом случае для импорта данных найдите в графике ВИК нужную веху. Выделите её, щёлкнув по ней левой кнопкой мыши.

В таблице не распознанных проводок щёлкните левой кнопкой мыши по той проводке, которую необходимо импортировать в ВИК. Нажмите кнопку «»».

Появится предупреждение, что плановая сумма меньше фактической. Жмите «Да».

Будет выполнена интеграция данных.

При этом в ИС КСП % завершения у выбранной вехи будет изменен на 100%. Появится сумма фактических затрат. Базовые затраты будут изменены на те, которые внесены в фактические затраты. При этом если, фактические сроки актирования/оплаты в файле импорта отличались от тех, что в ВИК, то в ВИК они актуализируются под факт.

В втором случае для импорта данных найдите в графике ВИК нужную веху. Выделите её, щёлкнув по ней левой кнопкой мыши.

В таблице не распознанных проводок щёлкните левой кнопкой мыши по той проводке, которую необходимо импортировать в ВИК. При необходимости в поле ввода скорректируйте значение числа, которое необходимо ввести в ВИК. Нажмите кнопку «>».

Будет выполнена интеграция данных.

Так как фактическая сумма меньше плановой, то для этого случая в графике ВИК будет создана ещё одна веха, аналогичная той, в которую интегрируют данные. В первую веху будут подставлены фактические затраты, базовые не изменятся, % выполнения изменится на 100%. Во вторую будет перенесен остаток затрат, базовые в ней будут равны нулю, % выполнения 0%. Сроки начала/окончания обеих вех будут идентичны.

После того как будет осуществлена проводка оставшейся части, при очередном интегрировании данных соответствующая информация попадет в созданную веху.

После завершения ввода факта опубликуйте проект (вкладка «Файл» - «Сведения» - «Опубликовать»).