Инструкция по использованию функции централизованного управления базовыми планами в ИС КСП

Назначение.

Функция предназначена для управления процессами сохранения базовых планов (Далее – БП), а именно: создание поручений на изменения плановых показателей производственной программы (Далее – ПП); контроль исполнения поручений на изменений; утверждения результатов изменений; предоставление прав Руководителю проекта/Планировщику от заказчика самостоятельно изменять плановые показатели производственной программы и осуществлять корректировку значений директивных этапов в директивных графиках проектов (их количество, директивные сроки и т.д.).

Основные сценарии использования.

Данный функционал можно использовать, для:

Запись БП версий (0-10) плановом/внеплановом до определенного срока путем создания поручения и оповещение об этом Руководителей/Планировщиков путем отправки сообщения по электронной почте и/или в Projekt Professional.

Запись БП версии 1-10 из версий 0-10 до определенного срока путем создания поручения на изменение у Руководителя/Планировщика проекта от заказчика, а также запись БП без информирования Руководителя/Планировщика проекта от заказчика или очистка БП без создания поручения с открытием/закрытием доступа на изменение плана. Информирование в этом случае может быть выполнено путем отправки сообщения по электронной почте и/или в Projekt Professional и/или установкой напоминания при каждом открытии Projekt Professional.

Записи БП версии 0 до определенного срока на основе текущих данных по проектам путем создания поручения на изменение у Руководителя/Планировщика проекта от заказчика, а также запись БП без информирования Руководителя/Планировщика проекта от заказчика с открытием/закрытием доступа на изменение плана. Информирование в этом случае может быть выполнено путем отправки сообщения по электронной почте и/или в Projekt Professional и/или установкой напоминания при каждом открытии Projekt Professional.

Пользователи данного функционала.

Пользователями данного функционала являются исключительно сотрудники Департамента модернизации оборудования ПАО «РусГидро».

Поручение на формирование Базового плана проекта осуществляется с использованием функционала агрегатора отчетности. Нажать кнопку «Дополнительно» в агрегаторе отчетности, затем выбрать функцию «Управление планами».

В «Управлении планами» доступны четыре вкладки управления процессом формирования БП в ИС КСП.

1.«Запуск изменений» - позволяет отправить запрос на изменение БП (создание, корректировка, удаление – кнопка «Запрос»), а также позволяет просмотреть необходимую информацию по существующим в ИС КСП БП по Филиалам в табличном формате, задавая необходимые параметры в фильтрах (Портфель, Планы и Период – кнопка «Фильтр»).

Если в «Портфеле» выбрать «Инвестиционная программ», то ниже в информационном окне появятся перечень всех вложенных статей. В другом случае (При выборе Техническое перевооружение и реконструкция, Производственная деятельность, Информационные технологии, Безопасность или Строительство) появятся статьи, относящиеся к данному Портфелю.

При выборе «Планов» в информационном окне всегда будет показываться БП версии 0 и та версия, которая будет выбрана.

Поручение на изменение осуществляется нажатием кнопки «Запрос». В открывшемся окне «Запрос изменений» путем включения определенных фильтров создается поручение на изменение БП с определенными, индивидуальными параметрами.

Фильтры:

1.Филиал – из выпадающего списка выбирается филиал, на который пойдет поручение на изменение БП по проектам.

2.Объект изменений – из выпадающего списка выбирается один из трех объектов изменений:

•Оповещение – при выборе этого изменения Руководителям/Планировщикам проектов от заказчика направляется информационное сообщение от том, что ему в плановом или внеплановом порядке необходимо выполнить действие в отношении БП проекта. При выборе этого изменения становятся активными следующие поля фильтров: 3), 6.1,3), 7) и 8).

•Промежуточный план – при выборе этого изменения можно сформировать БП версии 1-10 используя информацию из версий 0-10, по средствам настройки фильтров в этом приложении. Промежуточную версию БП можно сформировать, создав поручение на изменение Руководителю/Планировщику проекта от заказчика, изменить ее автоматически без создания поручения или очистить ее без создания поручения. В любом случае направляется информационное сообщение о выполнении действия в отношении БП. При выборе этого изменения становятся активными следующие поля фильтров: 3), 4), 5), 6.1,2,3), 7) и 8).

•Базовый план – при выборе этого изменения можно задать БП версии 0 используя текущие данные по проектам из ИС КСП по средствам настройки фильтров в этом приложении, создать поручение на изменение Руководителю/Планировщику проекта от заказчика или изменить ее автоматически без создания поручения. В любом случае направляется информационное сообщение о выполнении действия в отношении БП. При выборе этого изменения становятся активными следующие поля фильтров: 3), 5), 6.1,2,3), 7) и 8).

3. Операция – из выпадающего списка выбирается операция, которая относится к одному из трех объектов воздействия. С помощью выбранной операции будут произведены действия в отношении БП. Это может быть поручение на изменение Руководителя/Планировщика проекта, либо воздействия будут осуществлены без создания поручения. Информирование о воздействиях на БП будет направлено в обязательном порядке по средствам информационных сообщений.

4. Версии планов – из выпадающих списков при создании промежуточного плана можно использовать информацию из одной из сохраненных версий БП.

5. Открыть доступ на изменение планов – позволяет предоставлять возможность изменения БП при формировании поручения на изменение. После исполнения поручения на изменение доступ на изменение планов закрывается. При Оповещении не активна.

6. Информирование – позволяет информировать Руководителя проекта о сформированном запросе по изменению БП одним из трех, двух или всех сразу доступных форматов в соответствии с выбранным Объектом изменений и желанием отправляющего запрос.

7. Срок актуальности – задается формирующим запрос и определяет срок, когда должны быть выполнены изменения БП.

8. Сообщение – вместе с запросом, заполнив поле можно дополнительно отправить комментарий, например, что запрос на изменение БП сформирован и должен быть выполнен в соответствии с решением протокола совещания.

После того как запрос будет сформирован необходимо нажать кнопку «Запустить».

2) Контроль изменений – позволяет контролировать исполнение Поручения на изменение БП (Статус) по средствам отображенной в таблице информации по запросу.

3) Утверждение запросов – в процессе доработки.

4) Контроль целостности – позволяет выдавать в определенный момент разрешения на исправление БП и корректировку значений директивных этапов в директивных графиках проектов (их количество, директивные сроки и т.д.). Осуществляется только сотрудниками ДМО.

В полях «Разрешить править базовый план» и «Период детализации графика» необходимо проставить галочки для выдачи требуемых разрешений, затем нажать «Сохранить» и дождаться сообщения «Данные сохранены» затем нажать «Ок» после этого корректировка БП и директивных этапов станет доступна команде проекта от Заказчика. Программа Projekt и сами графики в этот момент должны быть закрыты.